Prospetto informativo disabili in scadenza il 31 gennaio 2026

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Torna l'appuntamento con il prospetto informativo disabili.

I datori di lavoro pubblici e privati che occupano almeno 15 dipendenti sono tenuti a trasmettere, entro il 31 gennaio 2026, il prospetto esclusivamente in modalità telematica.

Il prospetto informativo disabili altro non è che una dichiarazione della situazione occupazionale aggiornata al 31 dicembre dell'anno precedente, secondo quanto previsto dall'articolo 9, comma 6, della legge n. 68/1999.

Il prospetto costituisce uno strumento essenziale per il monitoraggio dell’adempimento degli obblighi di inclusione lavorativa e per la comunicazione di eventuali necessità occupazionali riferite ai lavoratori in condizioni di disabilità e alle altre categorie protette.

Obbligo di invio

Datori di lavoro privati

Per i datori di lavoro privati, l’obbligo di invio del prospetto informativo sorge esclusivamente in presenza di modifiche che incidano:

• sull’obbligo di assunzione di lavoratori disabili;

• sul computo della quota di riserva.

Pertanto, fatte salve specifiche eccezioni (quali le compensazioni infragruppo), le imprese che non abbiano registrato variazioni occupazionali rispetto all’ultimo prospetto trasmesso sono esonerate dall’adempimento.

Pubbliche amministrazioni

Le amministrazioni pubbliche sono invece tenute all’invio del prospetto informativo ogni anno, indipendentemente da eventuali variazioni della situazione occupazionale.

Quote di riserva

Si ricorda che i datori di lavoro, pubblici e privati, devono garantire un numero minimo di assunzioni di lavoratori disabili, determinato in base alla dimensione dell’organico complessivo.

Lavoratori totali	Quota riserva lavoratori in condizione di disabilità	Quota riserva altre categorie protette (art. 18, comma 2)
Da 15 a 35 dipendenti	1	0
Da 36 a 50 dipendenti	2	0
Oltre 50 dipendenti	7%	Da 51 a 150: 1 lavoratore – Da 151: 1%

Quali sono le altre le altre categorie protette?

Rientrano tra le altre categorie protette di cui all’articolo 18, comma 2, della legge n. 68/1999 i soggetti che non presentano una disabilità, ma che, per specifiche condizioni personali o familiari riconosciute dalla legge. Rientrano tra queste gli orfani e i coniugi superstiti di deceduti per causa di lavoro, i profughi italiani rimpatriati, nonché i coniugi, figli e, in determinati casi, fratelli e sorelle di soggetti riconosciuti grandi invalidi o vittime di terrorismo, criminalità organizzata e dovere, inclusi i testimoni di giustizia. 

Sono altresì compresi gli orfani di specifici eventi di rilievo nazionale (quali il disastro di Rigopiano) e i familiari di operatori sanitari deceduti o divenuti invalidi a seguito del contagio da COVID-19 durante lo stato di emergenza. 

Dal 6 maggio 2025 rientrano infine tra le categorie protette anche le vittime di eventi dannosi derivanti da crolli di infrastrutture stradali o autostradali di rilievo nazionale o, in caso di decesso, i familiari più stretti (legge n. 63/2025). 

Per tali soggetti è prevista una quota di riserva pari all’1% del personale occupato dai datori di lavoro pubblici e privati con più di 50 dipendenti, determinata secondo le regole generali di computo della legge n. 68/1999. Per i datori di lavoro che occupano da 51 a 150 dipendenti, la quota è pari a una unità.

Quando scatta l'obbligo di assunzione?

In buona sostanza, il raggiungimento della soglia dei 15 dipendenti determina, entro 60 giorni dalla relativa assunzione, l’insorgenza dell’obbligo di ottemperare alle disposizioni della legge n. 68/1999, mediante l’assunzione del lavoratore ovvero, in alternativa, attraverso la stipula di una convenzione con il servizio competente, finalizzata a modulare e programmare nel tempo l’adempimento dell’obbligo.

Con riferimento alla stipula della convenzione, si evidenzia che, a decorrere dal 31 dicembre 2025, la legge 29 dicembre 2025, n. 198, di conversione del decreto-legge 31 ottobre 2025, n. 159, ha introdotto l’articolo 14-bis, ampliando il ricorso alle convenzioni per l’inserimento lavorativo delle persone con disabilità e dei soggetti svantaggiati, sia ai sensi della legge n. 68/1999 sia del decreto legislativo n. 276/2003. 

In particolare, per i datori di lavoro privati con più di 50 dipendenti, è stato elevato dal 10% al 60% il limite massimo entro il quale la quota di riserva, pari al 7% dei lavoratori occupati, può essere coperta mediante convenzioni, fermo restando che tale modalità è ammessa esclusivamente a copertura dell’aliquota d’obbligo.

La riforma estende inoltre i soggetti con cui possono essere stipulate le convenzioni, includendo gli enti del Terzo settore non commerciali e le società benefit.

Prospetto informativo disabili: contenuto

Il prospetto informativo deve indicare:

• il numero complessivo dei lavoratori dipendenti;

• il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva ai sensi della legge n. 68/1999;

• i posti di lavoro e le mansioni disponibili per l’assunzione di lavoratori disabili.

Devono inoltre essere indicati eventuali esoneri e compensazioni territoriali richiesti e ottenuti dall’impresa.

Base di computo dei lavoratori

In relazione al prospetto informativo disabili 2026, la base di calcolo per la determinazione degli obblighi occupazionali comprende tutti i lavoratori subordinati in forza al 31 dicembre 2025, con le specifiche esclusioni espressamente previste.

Lavoratori esclusi dal computo

Sono esclusi, tra gli altri:

• lavoratori a tempo determinato con contratto di durata inferiore a 6 mesi;

• apprendisti e dirigenti;

• soci di cooperative di produzione e lavoro;

• lavoratori somministrati presso altri utilizzatori;

• lavoratori a domicilio e in telelavoro;

• personale inviato all’estero per la durata della missione;

• lavoratori impiegati in attività socialmente utili;

• lavoratori acquisiti per passaggio di appalto;

• lavoratori disabili assunti ai sensi della legge n. 68/1999;

• lavoratori con riduzione della capacità lavorativa pari o superiore al 60% (o superiore al 45% in caso di disabilità psichica o intellettiva);

• lavoratori divenuti inabili o invalidi per infortunio o malattia professionale, nei limiti e alle condizioni previste dalla legge;

• altre categorie protette di cui all’articolo 18, comma 2, della legge n. 68/1999.

Inoltre, sono previste discipline particolari per le imprese del settore edile e del trasporto.

Regole di computo in FAQ

I lavoratori part-time rientrano nella base di computo?
Sì. I lavoratori part-time sono computati in misura proporzionale all’orario di lavoro previsto dal contratto.

Come si computano i lavoratori con contratto intermittente?
I lavoratori intermittenti sono conteggiati in proporzione all’attività effettivamente svolta nel corso di ciascun semestre.

I lavoratori in smart working devono essere inclusi nel computo?
Sì. I lavoratori che svolgono la prestazione in modalità di lavoro agile sono integralmente inclusi nella base di computo.

Modalità di invio del prospetto informativo

L’invio del prospetto deve avvenire, direttamente o tramite intermediario abilitato, mediante i sistemi telematici regionali o provinciali competenti per territorio, secondo le modalità stabilite da ciascuna Regione o Provincia autonoma.

Situazione del datore di lavoro/invio	Servizio telematico competente
Sede legale e unità produttive in un’unica Regione o Provincia autonoma	Servizio telematico della Regione o Provincia autonoma competente per territorio
Più sedi ubicate in Regioni o Province autonome diverse	Servizio telematico della Regione o Provincia autonoma in cui è ubicata la sede legale
Invio effettuato tramite intermediario abilitato	Servizio informatico regionale in cui è ubicata la sede legale dell’intermediario
Invio effettuato da società capogruppo	Servizio telematico individuato secondo le regole applicabili alla capogruppo

A seguito della trasmissione viene rilasciata una ricevuta, che fa fede dell’adempimento salvo prova di falso.

Nota bene
Il Ministero del Lavoro mette a disposizione un sistema sussidiario per consentire l’invio del prospetto informativo in caso di mancata attivazione dei sistemi informatici regionali.

Regime sanzionatorio

Inadempimento	Sanzione
Tardivo invio del prospetto informativo	€ 702,43 + € 34,02 per ogni giorno di ulteriore ritardo, per ciascun prospetto omesso
Mancata copertura della quota di riserva	€ 196,05 al giorno per ogni lavoratore non assunto, a partire dal 61° giorno

L’adempimento in sintesi

Aspetto	Dettaglio
Obbligo di invio	Datori di lavoro con almeno 15 dipendenti
Scadenza	31 gennaio di ogni anno
Quando è obbligatorio	Privati: solo in caso di variazioni rilevanti Pubblici: ogni anno
Contenuto del prospetto	Dipendenti totali, lavoratori computabili, posti e mansioni disponibili
Base di computo	Tutti i subordinati, inclusi gli smart workers
Quote di riserva	1 (15–35), 2 (36–50), 7% (oltre 50)
Modalità di invio	Telematica tramite sistemi regionali/provinciali
Sanzioni	Ritardo e mancata copertura della quota di riserva