Registrazioni telefoniche e limiti di utilizzabilità nei controlli datoriali

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È illegittimo l’utilizzo, ai fini probatori, di registrazioni telefoniche acquisite “su disposizione aziendale” per dimostrare presunte violazioni dell’obbligo di fedeltà e condotte pregiudizievoli per l’impresa, qualora tali dati siano stati raccolti in assenza di un fondato sospetto di illecito e in violazione dell’art. 4 St. lav.

In tali ipotesi, le registrazioni risultano inutilizzabili e non possono fondare pretese risarcitorie.

Registrazioni telefoniche dei dipendenti: quando sono inutilizzabili

La Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, con ordinanza n. 7514 pubblicata il 29 marzo 2026, ha affrontato nuovamente il tema dei controlli tecnologici nel rapporto di lavoro, con specifico riferimento all’utilizzabilità delle registrazioni di conversazioni telefoniche effettuate su disposizione aziendale.

La pronuncia chiarisce i presupposti di legittimità dei controlli difensivi e le conseguenze, sul piano probatorio, dell’acquisizione di dati in violazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori

La fattispecie e le condotte contestate  

La vicenda trae origine da un’azione risarcitoria promossa dal datore di lavoro nei confronti di alcuni dipendenti, ai quali venivano imputate condotte ritenute in violazione degli obblighi contrattuali e degli interessi aziendali.

In particolare, tali comportamenti erano considerati lesivi dell’obbligo di fedeltà di cui all’art. 2105 c.c., nonché idonei a determinare un pregiudizio reputazionale nei confronti di un cliente di primaria importanza. Le condotte contestate si collocavano in un arco temporale compreso tra dicembre 2017 e la cessazione dei rapporti di lavoro e venivano ricondotte, secondo la prospettazione datoriale, a un più ampio disegno contrario agli interessi dell’impresa.

Tra gli specifici addebiti, il datore di lavoro evidenziava attività ritenute funzionali a favorire una diversa iniziativa imprenditoriale e condotte operative considerate pregiudizievoli per l’organizzazione aziendale, anche con riferimento alla gestione di dati e documentazione.

Al fine di dimostrare tali violazioni, il datore di lavoro aveva fondato la propria pretesa su diversi elementi istruttori, tra cui assumevano rilievo le registrazioni di conversazioni telefoniche dei dipendenti, effettuate “su disposizione aziendale”, considerate centrali nel quadro probatorio.

La questione della valenza probatoria delle registrazioni  

Elemento centrale della controversia è rappresentato dalla valenza probatoria delle registrazioni telefoniche.

I giudici di merito ne avevano escluso l’utilizzabilità, ritenendo che fossero state acquisite in violazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori e che il loro utilizzo integrasse un controllo tecnologico non conforme alla disciplina vigente.

La Corte di Cassazione ha confermato tale impostazione, rigettando il ricorso del datore di lavoro e ribadendo che il mero reperimento e l’analisi di dati già acquisiti senza il rispetto delle garanzie previste dalla normativa non sono consentiti e che i dati così raccolti risultano privi di efficacia probatoria nel giudizio.

Gli Ermellini hanno richiamato inoltre il principio generale in materia di protezione dei dati personali, di cui all’art. 11, comma 2, del d.lgs. n. 196/2003, secondo cui i dati trattati in violazione della normativa non possono essere utilizzati.

Il richiamo alla giurisprudenza: Cass. n. 25732/2021

La Corte fonda la propria decisione su un orientamento ormai consolidato, richiamando in particolare la sentenza n. 25732/2021, che ha definito in modo sistematico i limiti dei controlli tecnologici nel rapporto di lavoro.

In tale precedente, la Cassazione ha distinto tra controlli difensivi in senso lato, soggetti integralmente alle garanzie dell’art. 4 St. lav., e controlli difensivi in senso stretto, ammessi solo a specifiche condizioni.

In particolare, è stato chiarito che questi ultimi sono legittimi solo se diretti ad accertare condotte illecite specifiche, fondati su un sospetto concreto e attuale e limitati a dati acquisiti successivamente alla sua insorgenza.

La pronuncia in esame si pone in linea di continuità con tale impostazione, ribadendo che non è consentito utilizzare dati raccolti in violazione della disciplina, né estendere retroattivamente l’ambito dei controlli difensivi per legittimare attività già poste in essere.

I giudici di merito, nella specie, avevano accertato che i dati utilizzati dalla società si riferivano a un periodo precedente all’insorgere del fondato sospetto, risultando quindi inutilizzabili, a prescindere dal momento della loro estrazione dai sistemi informatici.

Per la Corte, difatti, non è possibile sanare retroattivamente un comportamento illegittimo.

Controlli tecnologici e registrazioni telefoniche: limiti probatori e tutela del lavoratore

La pronuncia ribadisce principi di rilevante impatto operativo.

Le registrazioni di conversazioni telefoniche effettuate su disposizione aziendale costituiscono strumenti di controllo soggetti all’art. 4 St. lav. e possono essere utilizzate solo se acquisite nel rispetto delle garanzie procedurali e dei limiti propri dei controlli difensivi. In caso contrario, i dati risultano inutilizzabili in giudizio.

Ne consegue che il datore di lavoro deve preliminarmente accertare la sussistenza di un fondato sospetto di illecito, limitare l’acquisizione ai dati successivi a tale momento e garantire la tutela della riservatezza e della dignità del lavoratore. In difetto, l’impianto probatorio può risultare compromesso.